Materialen zur Durchführung des Aufsuchenden Losverfahrens

Sie arbeiten in einer Kommune oder engagieren sich in einer Organisation, die ein Losverfahren für ein Beteiligungsverfahren durchführen möchte? Dann haben Sie sicher viele Fragen. Was das Aufsuchende Losverfahren ist und wie es genau abläuft kann man hier nachlesen.

In diesem Projekt wollen wir Ihnen die Unterlagen zur Verfügung stellen, die Sie brauchen, um das Verfahren anzuwenden. Auf dieser Seite finden Sie dazu Musterschreiben. Dazu gehören:

1. Das erste Einladungsschreiben, das die Ausgelosten erhalten.

2. Ein Muster für ein Infoblatt zum Einladungsschreiben, in dem das Verfahren erklärt wird und typische Fragen beantwortet werden.

3. Die Rückmeldekarte, die Sie dem ersten Brief hinzufügen sollten, um das Antworten so leicht wie möglich zu machen.

4. Das Schreiben zur Erinnerung an die Einladung.

5. Der Einwurf, den Sie hinterlassen, wenn Sie eine Person, die bisher nicht geantwortet hat, zu Hause besucht aber nicht angetroffen haben.

Sie können sich diese Unterlagen einfach durch Klick auf den hinterlegten Link herunterladen und für Ihre Zwecke anpassen. Wo Daten eingefügt werden müssen, haben wir «» als Markierung gesetzt, kursive Abschnitte sollten Sie besonders auf Passung für Ihren Fall überprüfen. Der Einfachheit halber wird in den Mustern davon ausgegangen, dass die Einladung durch den:die Bürgermeister:in erfolgt. Für die einfache Verschickung nutzen Sie die Serienbrief-Funktion von Word (für die Adresse, Anrede sowie persönliche Ansprache im letzten Absatz).

Unter dem Reiter Beteiligung finden Sie alle Unterlagen auch als kommentierbare Dokumente. Hier können Sie einerseits Kommentare einsehen, die wir den Dokumenten hinzugefügt haben, um zum Beispiel zu erklären, warum bestimmte Formulierungen unserer Erfahrung nach sinnvoll sind. Sie können aber auch selbst Kommentare abgeben, zum einen, wenn Sie Fragen haben, zum anderen aber auch, wenn Sie Ideen haben, wie die Unterlagen noch verbessert werden könnten.

Zusätzlich stellen wir Ihnen folgende Hilfestellungen zur Verfügung:

6. Eine Erklärung zum Losverfahren.

7. Einen Leitfaden für das Teilnehmenden-Management und die Ansprache der Ausgelosten.

8. Eine Erklärung für das automatisierte Erstellen von Karten für das Aufsuchen (ohne App).

Und wenn Sie ein Verfahren planen und Unterstützung benötigen, können Sie sich gerne bei uns melden. Entweder wir helfen selbst, oder wir vermitteln Ihnen einen Kontakt zu erfahrenen Prozessgestalter:innen, Moderator:innen oder auch Evaluationsbüros.

Wenn Sie ein Beteiligungsprojekt mit dem Aufsuchenden Losverfahren durchführen, freuen wir uns, wenn Sie es hier eintragen.

Nach Ablauf des Beteiligungszeitraumes von sechs Monaten bieten wir einen Workshop an, zu dem Sie herzlich eingeladen sind, um ihre Erfahrungen mit dem Aufsuchenden Losverfahren und den Unterlagen zu teilen und diese gemeinsam mit uns weiterzuentwickeln. Wir werden Sie dafür über die Newsletter-Funktion von Adhocracy+ kontaktieren.