Einleitung

Die Erreichung der vorgenannten Zielsetzungen, Veranstaltungsprinzipien und die verantwortungsvolle Umsetzung der Veranstaltung »Baumblüte« als stadtweites, überregional bedeutendes und traditionsreiches Volksfest erfordert eine Organisationsstruktur, welche dieser Aufgabe umfänglich gerecht wird. Es erscheint vor diesem Hintergrund keine andere Institution als die Stadt Werder (Havel) selbst geeignet, diese Aufgabe im Sinne des öffentlichen Interesses und des traditionellen Erbes zu erfüllen.

STADT WERDER (HAVEL) ALS VERANSTALTERIN

Die Stadt Werder (Havel) als Institution ist aufgrund ihrer verwaltungsrechtlichen sowie politischen Verantwortung gegenüber den Bürgern und dem Gemeinwohl geeignet, die diversen Interessen im Rahmen der Veranstaltung »Baumblüte« zu vertreten und im Verhältnis zueinander auszugleichen. Hierbei spielt die Wirtschaftlichkeit eine tragende Rolle, jedoch nicht die Gewinnmaximierung. Vor diesem Hintergrund sieht der Verfasser die Stadt Werder (Havel) in der Rolle der Veranstalterin. Die Aufgabe der Veranstalterin besteht darin, ein transparentes Konzept zu verabschieden, die Interessen der verschiedenen Gruppen innerhalb der Stadt zu berücksichtigen und Rahmenbedingungen zu schaffen, welche die Durchführung der Veranstaltung vor dem Hintergrund der Zielsetzung dieses Konzepts ermöglicht. Zur Erfüllung dieser operativen Aufgabe erscheint es sinnvoll, eine eigene operative und unternehmerisch handelnde Struktur zu schaffen, welche zur Umsetzung der politischen und verwaltungsrechtlichen Vorgaben verpflichtet ist. Hierfür eignet sich eine ausgegründete Veranstaltungsgesellschaft.

VERANSTALTUNGSGESELLSCHAFT

Aufgabe dieser Veranstaltungsgesellschaft ist die operative Planung, Gestaltung sowie Umsetzung von Veranstaltungen im Auftrag der Stadt Werder (Havel), insbesondere der Veranstaltung »Baumblüte« gemäß dem vorliegenden Basiskonzept. Die Gesellschaft handelt dabei im Rahmen ihres Auftrags eigenverantwortlich und selbstständig. Die Gesellschaft wird 100%ig durch die Stadt Werder (Havel) getragen, welche als Gesellschafter auftritt. Zur Umsetzung der städtischen Interessen sollte die formale Geschäftsführung ebenfalls bei der Stadt Werder (Havel) liegen. Der Gesellschaft müssen ausreichende finanzielle, personelle und organisatorische Mittel zur Verfügung gestellt werden, damit eine eigenständige und zielführende Ausübung der Aufgaben sichergestellt werden kann. Darüber hinaus bestehen eine operative Selbstverwaltung und Selbstverantwortung.

NOTWENDIGE RESSOURCEN

Aus Sicht des Verfassers müssen zwei Tätigkeitsschwerpunkte mit entsprechenden Ressourcen abgedeckt werden. Hier handelt es sich zum einen um die inhaltliche Arbeit und die Projektsteuerung und zum anderen um die konkrete technisch/operative Umsetzung. Zur Erfüllung der Aufgaben erscheinen 1,5 bis 2,0 Vollzeitäquivalente (VZÄ) sinnvoll und ausreichend. Die eingesetzten Personen sollten aus dem Bereich Veranstaltungstechnik und/oder Veranstaltungsmanagement kommen und eine entsprechende Ausbildung (oder vergleichbar) sowie einschlägige Erfahrungen vorweisen können.

AUFSICHTSRAT

Die Veranstaltungsgesellschaft sollte einen Aufsichtsrat haben, welcher die Gesellschaft als übergeordnetes Gremium wirtschaftlich und organisatorisch kontrolliert. Die Gesellschaft handelt in der Durchführung der Veranstaltungen jedoch eigenverantwortlich und ungebunden, um die Kontinuität und Durchführung der Veranstaltungen sicherzustellen. Sinnvolle Mitglieder des Aufsichtsrates könnten sein:

• Vertreter der Stadtverwaltung
• Politische Mandatsträger

BERATUNG

Aufgrund der strukturellen Rollen der Stadt Werder (Havel) und der Veranstaltungsgesellschaft sollten Beratungsgremien installiert werden. Die Beratungsgremien dienen der aufgeführten Zielsetzung und sollen eine breite Wissenbasis ermöglichen. Die konkrete Umsetzung bleibt in der Verantwortung der Veranstaltungsgesellschaft oder bei den rechtlich zuständigen Institutionen. Zur konkreten Gestaltung der Mitwirkung ist die Aufstellung einer Geschäftsordnung sinnvoll, um dem Prinzip der Transparenz sowie der Nachvollziehbarkeit gerecht zu werden.

ARBEITSKREISE

Zusätzlich dient die Installation von Arbeitskreisen dazu, um die konkreten inhaltlichen Umsetzungen und Ausgestaltungen der Vorgaben mit einer breiten Basis zu koordinieren und festzulegen. Sinnvolle Arbeitskreise sind:

• AK Programm
• AK Infrastruktur
• AK Sicherheit

FINANZIERUNGSBEDARF

Zur Aufstellung der Veranstaltungsgesellschaft ist eine finanzielle Grundlage notwendig, um die beschriebene operative Aufgabe erfüllen zu können. Notwendige Finanzmittel, um die Umsetzung der Veranstaltungsinhalte zu ermöglichen, welche aufgrund der Rolle als Veranstalterin bzw. im Rahmen dieses Konzepts anfallen, sind hier nicht aufgeführt und werden unter dem folgenden Gliederungspunkt beschrieben.

KONKRETER BEDARF FÜR EIN JAHR

Für die Ermittlung des konkreten Bedarfs an finanzieller Ausstattung für ein Jahr gelten folgende Annahmen:

• 2 VZÄ (Vollzeitäquivalente)
• TVöD E 9 b, Stufe 3
• inkl. Lohnnebenkosten
• 40 % Overhead-Kosten
• Geschäftsführung und Räume durch die Stadt Werder (Havel) gestellt

Bei diesen Annahmen ergibt sich ein Gesamtbedarf von 145.000 €. Hierzu ist bei Gründung noch eine Stammkapitaleinlage von 25.000 € notwendig.